Une gestion chronophage

Représentant plus de 80 % du chiffre d’affaires d’une officine moyenne, la bonne gestion du tiers payant est au centre de la rentabilité des officines et d’une trésorerie saine.

« Activité administrative très chronophage, la gestion du tiers payant doit être absolument externalisée », conseille Pierre-Olivier Variot. « On a vraiment tout à y gagner, quelle que soit la taille de la pharmacie, aussi bien au niveau du temps gagné que de la trésorerie. » Pour le président de l’USPO, bien gérer le tiers payant revient à utiliser la carte Vitale le plus souvent possible, ou à défaut à lire l’ADRi pour connaître les droits du patient. En ce qui concerne les mutuelles, leur très grand nombre sur le territoire rend la création et la mise à jour du fichier de mutuelles assez fastidieuses pour le pharmacien. Un fichier de mutuelles à jour permet d’éviter un certain nombre de rejets.

Traiter les rejets et les impayés

Les rejets et les impayés peuvent représenter de 2 à 4 % des factures tiers payant des pharmacies. Les impayés sont des sommes dues par l’Assurance maladie ou les mutuelles, à la suite d’une erreur du professionnel de santé ou bien liée aux organismes obligatoires et complémentaires. « Si nous ne sommes pas payés, il faut impérativement gérer les retours et les virements », insiste Pierre-Olivier Variot. Le problème est qu’il s’écoule parfois un certain temps avant de réaliser que le volume de tiers payant généré par l’officine ne correspond pas aux sommes encaissées, ce qui peut mettre en danger sa trésorerie. Le rapprochement bancaire est l’opération qui assure un bon suivi de la trésorerie. Des solutions de rapprochement bancaire existent et permettent de sous-traiter des heures laborieuses à relever les oublis, les erreurs de saisie de montants, les sommes remboursées inexactes, etc.

Comment traiter ses rejets ?

Identifiez les rejets

Maintenez une veille active et régulière sur les retours Noemie et catégorisez les lots ou factures en attente de règlement. Déterminez les raisons spécifiques des rejets afin de mieux comprendre leur origine et partagez ces informations avec l’équipe officinale.

Corrigez

Lorsqu’un rejet est identifié et analysé, rectifiez la facture en question et ajoutez, si nécessaire, un commentaire spécifique/bloquant sur l’organisme en question pour éviter de reproduire la même erreur (exemple : mise en place d’un commentaire bloquant pour certaines mutuelles ne prenant jamais en charge les PH2).

Assurez le suivi

Procédez à des vérifications régulières pour confirmer le paiement des factures. En cas de retards persistants, prenez l’initiative de relancer les entités de paiement ou sollicitez de l’aide pour la résolution des rejets et la gestion du tiers payant.

Externalisation du tiers payant : Agetip sort du lot

Certaines sociétés proposent la gestion du tiers payant à la carte. Conseil Tiers P@yant propose par exemple le suivi du tiers payant, le traitement des impayés tiers payant, le référencement et le conventionnement auprès des mutuelles, et enfin le contrôle du fichier de mutuelles. Un devis adapté à la problématique de l’officine est fourni en 24 heures.

De son côté, Agetip est une coopérative de professionnels de santé spécialisée dans la gestion du tiers payant. Elle se distingue, car elle ne cherche pas à faire de profits, ce qui la rend très bon marché. Elle assure la transmission des feuilles de soins électroniques aux organismes obligatoires et complémentaires. Autre avantage conséquent : elle avance les dossiers de tiers payant et assure le suivi comptable intégralement. « Cela nous fait gagner un temps fou ! Et cette coopérative est parfaitement propre ! Ce qui n’est pas toujours le cas de solutions proposées par des banques. Elles coûtent très cher et ne garantissent pas l’anonymat des données de santé, puisque les banques ont alors accès à l’ordinateur de la pharmacie », prévient Pierre-Olivier Variot.